Автор Андрей Викторович Степанов 
Доверенность для продажи квартиры за границей, согласие на выезд ребёнка, заверенная копия диплома. Всё это нужно сначала оформить у нотариуса, а потом подтвердить апостилем. Именно на втором шаге люди чаще всего застревают: приходят в ведомство, а им возвращают бумаги. Разберёмся, как всё устроено и где обычно ошибаются.
Что такое апостиль и зачем он нужен
Апостиль — штамп, который подтверждает подлинность подписи и печати на документе. С ним бумагу признают в странах, присоединившихся к Гаагской конвенции 1961 года. Если страна в конвенции не участвует, потребуется полная легализация документов через консульство.
Апостиль на нотариальный документ ставит территориальное Управление Минюста России в том регионе, где работает нотариус. Проверяют не содержание договора или доверенности, а то, что нотариус действительно имеет полномочия, а его подпись и печать совпадают с образцами в базе.
Порядок оформления по шагам
- Убедитесь, что страна назначения входит в Гаагскую конвенцию.
- Оформите документ у нотариуса. Это должен быть оригинал или нотариально заверенная копия, а не обычная ксерокопия.
- Оплатите госпошлину. Сейчас она составляет 2500 рублей за один документ, актуальную сумму лучше уточнить на сайте Управления Минюста.
- Подайте документы лично, через представителя или по почте.
- Получите документ с апостилем. Обычно это занимает несколько рабочих дней.
Если документ нужен за границей на русском языке, его чаще всего переводят и заверяют у нотариуса. Тогда апостилируется исходник, а перевод делается уже с учётом штампа. Порядок зависит от требований принимающей стороны, поэтому уточните его заранее.
Куда идти с разными документами
| Документ | Кто ставит апостиль |
|---|---|
| Доверенность, согласие, заверенная копия | Управление Минюста по региону нотариуса |
| Свидетельства ЗАГС (оригинал) | Органы ЗАГС |
| Дипломы и аттестаты | Министерство образования и науки или Рособрнадзор |
| Справка о несудимости | ГИАЦ МВД |
Путаница с ведомствами отнимает больше всего времени. Человек пришёл в Минюст со свидетельством о рождении, а ему объяснили, что оригиналом занимается ЗАГС.
Частые причины отказа
Отказ в апостиле почти всегда связан с мелочами. Вот что встречается чаще остального:
- документ не заверен нотариусом, а принесена простая копия;
- подпись или печать нотариуса не совпадают с образцами, которые есть у Минюста;
- в тексте есть исправления, помарки или неоговорённые зачёркивания;
- многостраничный документ не прошит и не пронумерован;
- не оплачена пошлина или в квитанции ошибка в реквизитах;
- нотариус не относится к региону, в который вы обратились.
Из практики: знакомая оформляла согласие на выезд ребёнка в отпуск. Нотариус работал в одном городе, а подала она бумагу в Управление Минюста другого региона, где жила сама. Отказали, и вылет пришлось переносить. Обращаться нужно туда, где находится нотариус.
Когда горят сроки
Билеты куплены, а документ ещё без штампа? Срочный апостиль возможен, но чудес не бывает. Нужно заранее проверить комплект, не допустить ошибок и подать бумаги без очередей, например через представителя. Многие компании берут на себя проверку документов перед подачей, и это спасает от повторных визитов.
Если вы сомневаетесь в комплекте, сначала покажите документ специалисту. Проверка занимает несколько минут, а отказ может стоить недели.
Вопросы и ответы
Можно ли поставить апостиль на обычную копию документа?
Нет. Копия должна быть заверена нотариусом, иначе Минюст не сможет подтвердить подлинность подписи и печати.
Что делать, если страна не входит в Гаагскую конвенцию?
Потребуется консульская легализация документов. Сначала документ проходит нужные ведомства в России, затем заверяется консульством страны назначения.
Что делать при отказе?
Изучите причину, указанную в ответе. Чаще всего достаточно исправить ошибку: получить новый нотариальный документ, доплатить пошлину или приложить недостающие бумаги, а затем подать пакет повторно.